El documento de control se vuelve digital: todo sobre el DeCA
El 5 de octubre de 2026 el documento de control del transporte de mercancías pasa a ser obligatoriamente electrónico. Qué exige la norma DeCA, a quién afecta de verdad, quién responde de cada dato y qué parte del trabajo ya tienes hecha dentro de Business Central.
Entrada en vigor: 5 de octubre de 2026
Sin periodo transitorio y sin fase sin sanciones. La obligación nace de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible.
En claro
No es un documento nuevo: es el documento de control de la Orden FOM/2861/2012, ahora obligatoriamente electrónico.
Aplica al transporte público de mercancías en territorio nacional y al cabotaje. El internacional y el privado complementario quedan fuera.
No hay periodo transitorio ni fase sin sanciones más allá del 5 de octubre.
No se sube a ninguna plataforma del Ministerio: cada empresa genera el PDF, lo publica en una URL descargable y lo conserva un año.
La obligación viene de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, y los requisitos técnicos los fija la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.
El foco está puesto en transportistas y operadores logísticos, pero la norma alcanza también a fabricantes y distribuidores: si contratas transporte público de mercancías eres cargador contractual, y tienes obligaciones propias aunque el documento lo emita otro.
A quién afecta
Estás obligado
Transporte público de mercancías nacional
Operaciones de cabotaje en España
Como cargador contractual, cuando contratas el transporte
Como transportista efectivo, cuando lo ejecutas
Queda fuera
Transporte internacional
Transporte privado complementario
Paquetería y servicios de pocos bultos
Mudanzas y vehículos accidentados
Si tienes flota mixta, la exención cubre solo las operaciones que son realmente privadas complementarias. El resto está obligado.
Quién responde de cada dato
Los datos mínimos son los del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012, y la responsabilidad va repartida campo por campo:
Dato obligatorio
Responsable
Razón social, NIF y domicilio del cargador contractual
Cargador contractual
Razón social y NIF del transportista efectivo
Cargador contractual
Lugar de origen y destino del envío
Cargador contractual
Naturaleza y peso de la mercancía
Cargador contractual
Autorización especial de circulación, si aplica
Transportista efectivo
Fecha de realización del transporte
Transportista efectivo
Matrícula del vehículo y del semirremolque
Transportista efectivo
Dos consecuencias: la responsabilidad es compartida y el cargador solo queda eximido si prueba que el documento fue emitido; y hay datos que el cargador no puede rellenar, porque la matrícula y la fecha efectiva las conoce el transportista. Ese intercambio tiene que ocurrir antes de que el camión salga.
Cómo tiene que ser el fichero
No basta con sacar un PDF y mandarlo por correo. El documento tiene que vivir en un sitio del que la inspección pueda descargarlo.
Los datos de tu sistema se convierten o se visualizan en un PDF con acceso a él a través de QR antes de que el vehículo salga, el acceso a la información queda accesible a través de una URL única y la inspección lo descarga escaneando el código.
PDF nativo digital, generado a partir de los datos registrados en el sistema de gestión. Un escaneo o una fotografía de un documento en papel no son válidos. Tamaño máximo: 5 MB.
Registro electrónico de fecha y hora de emisión del DeCA, conservado en el sistema de gestión para acreditar que el documento fue emitido antes del inicio del servicio. El PDF podrá incorporar esta información de forma visible.
DeCA emitido antes del inicio del transporte. Aunque el PDF se genere o descargue en el momento de su consulta, la empresa debe poder acreditar que el documento fue emitido previamente al comienzo del servicio.
URL única por documento, en HTTPS con TLS 1.2 o superior. El dominio puede ser cualquiera y ya no es necesario comunicarlo a la Administración.
Descarga directa sin autenticación. Puede incorporar tokens de seguridad o mecanismos de cifrado, pero no requerir credenciales de acceso ni pasos intermedios que impidan la visualización inmediata del documento.
Código QR integrado en el PDF, vinculado a la URL única del documento. El conductor podrá mostrar el PDF o únicamente el código QR durante una inspección.
Conservación mínima de un año por parte del cargador contractual y del transportista efectivo, cada uno en el sistema o repositorio que considere adecuado.
El papel no desaparece del todo: la copia impresa sigue valiendo a bordo si lleva el QR. Lo que muere es el papel como origen del documento, el talonario y la plantilla rellenada a mano en el muelle.
No. La carta de porte documenta el contrato de transporte; el DeCA es un justificante administrativo para el control en carretera. Pero un mismo documento puede servir para las dos cosas: se admite el formato de la carta de porte, del CMR o del documento ADR, siempre que contenga todos los campos exigidos y diferencie de forma expresa al cargador contractual y al transportista efectivo.
No. Son cosas distintas: el DeCA aplica al transporte interior y el CMR al internacional. Ni la Orden FOM/2861/2012 ni la resolución obligan al CMR electrónico.
No. La confusión viene de las plataformas eFTI del Reglamento UE 2020/1056, que sí requerirán certificación. De hecho, si los datos se gestionan con el esquema eFTI, no hace falta presentar el DeCA en la forma que describe la resolución.
No es obligatorio. Si se decide firmarlo por su uso contractual, debe ser al menos firma electrónica avanzada (AdES) del Reglamento eIDAS, o cualificada (QES). Las AdES no exigen certificado digital: valen métodos como OTP o firma biométrica.
Si es necesario corregir o actualizar información del DeCA una vez iniciado el transporte, la empresa debe garantizar la trazabilidad de los cambios y conservar el historial de la documentación generada.
Existen dos enfoques habituales:
Generar una nueva versión del DeCA, manteniendo un registro de la versión anterior y del motivo de la modificación.
Gestionar revisiones del documento, conservando el histórico de cambios y permitiendo identificar qué información ha sido modificada y cuándo.
En ambos casos, el conductor debe disponer siempre de la versión vigente del documento durante el servicio.
Lo importante no es la forma técnica utilizada, sino que la empresa pueda acreditar la integridad del documento, la trazabilidad de los cambios realizados y la conservación del historial de versiones en caso de inspección o requerimiento administrativo.
Sí, siempre que el cargador contractual y el transportista efectivo coincidan en todos los envíos y los datos de cada uno queden bien identificados. El orden en que aparecen no implica orden de ejecución.
Las figuras se determinan por el último eslabón. Si el transportista A subcontrata al B, el transportista efectivo es B y el cargador contractual pasa a ser A.
El documento del capítulo 5.4 del ADR y el DeCA son documentos distintos, con regulación y datos distintos. Se pueden llevar separados, con el DeCA en electrónico, o agrupados en uno solo que incluya todos los datos del artículo 6.
Qué implica si trabajas con Business Central
Con una solución integrada en Microsoft Dynamics 365 Business Central, la gestión de cambios en el DeCA es sencilla, segura y completamente trazable.
Si durante el servicio es necesario corregir información como el destino, la matrícula, el conductor o cualquier otro dato relevante, Business Central permite registrar la modificación manteniendo el histórico completo de versiones y la fecha y hora de cada cambio.
La empresa puede:
Actualizar la información desde el propio ERP.
Mantener un registro de auditoría de quién realizó el cambio y cuándo.
Generar automáticamente una nueva versión del DeCA.
Compartir de forma inmediata la documentación actualizada con el conductor mediante URL o código QR.
Conservar el historial documental para atender cualquier requerimiento o inspección.
De esta forma, la organización garantiza la integridad de la información, la trazabilidad de los cambios y el cumplimiento normativo, evitando procesos manuales, documentos duplicados y riesgos derivados de la gestión en papel.
La ventaja de hacerlo desde Business Central es que toda la información permanece centralizada, controlada y vinculada directamente a los procesos logísticos y administrativos de la empresa.
El momento crítico es la carga: aparecen la matrícula y el peso real, y el documento ya tiene que existir.
El requisito más importante no es generar el PDF , sino garantizar su disponibilidad y trazabilidad. Crear un documento PDF a partir de los datos del ERP es relativamente sencillo. Lo relevante es que la empresa pueda acreditar que el DeCA fue emitido antes del inicio del transporte, disponer de una URL única accesible mediante QR durante el servicio y conservar la información requerida durante el plazo legal establecido.
Tres formas de llegar al 5 de octubre
Vía 1
Lo genera tu transportista
Lo más sencillo y, para muchas empresas, lo razonable. Pero no equivale a no hacer nada: sigues siendo responsable de tus datos y de que el documento se haya emitido, y tienes que poder descargar los ficheros durante un año. Déjalo por escrito con cada transportista.
Vía 2
Una plataforma especializada conectada a Business Central
La vía más equilibrada cuando organizas tú las expediciones. La plataforma resuelve el repositorio, la URL, el QR y la custodia; el ERP aporta los datos del envío. El documento sale sin picar nada dos veces y queda archivado desde el propio albarán.
Vía 3
Desarrollo íntegro sobre Business Central con nbDeCA de nbDynamics
nbDeCA convierte Business Central en una plataforma totalmente preparada para el DeCA. La solución genera el documento electrónico bajo demanda, acredita su emisión mediante los registros del ERP, publica una URL única asociada al QR y garantiza la conservación y trazabilidad exigidas por la normativa, todo ello desde el propio entorno de Business Central.
Cuatro pasos antes de octubre
1. Confirma si te aplica. ¿Transporte público o privado complementario? ¿Interior o internacional?
2. Define tu figura en cada operación, porque de ahí sale exactamente qué datos te corresponden.
3. Audita los datos en Business Central: peso, transportista efectivo, matrícula, NIF y ADR.
4. Pregunta a tus transportistas qué solución usarán y cómo te darán acceso al documento durante el año de conservación.
¿Haces expediciones diarias y trabajas con Business Central?
Revisamos cómo te afecta el DeCA, qué información tienes ya en tu ERP y qué falta, y te proponemos la vía más adecuada. Una sesión de 30 minutos antes del 5 de octubre.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico.
Fuentes: Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible; Real Decreto 1211/1990 (ROTT), artículo 222; Orden FOM/2861/2012; Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784); preguntas frecuentes del Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible.
